Goede informatiehuishouding binnen jouw organisatie
Informatie is van onschatbare waarde voor organisaties. Het is daarom van groot belang om een goede informatiehuishouding te hanteren om overzicht en controle te houden over de informatie die binnenkomt, wordt bewaard en gebruikt. Een goede informatiehuishouding is niet alleen van belang om te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om efficiënt en effectief te werken. In dit blog gaan we in op wat een goede informatiehuishouding inhoudt en hoe je deze binnen jouw organisatie opzet en onderhoudt, volgens Becis DIOR.
Wat is een goede informatiehuishouding?
Een goede informatiehuishouding betekent dat er heldere afspraken en procedures zijn voor het beheer van informatie binnen de organisatie. Dit omvat onder andere de opslag, vernietiging, toegankelijkheid en beveiliging van de informatie. Het doel is om ervoor te zorgen dat het managen van informatie op een efficiënte en effectieve manier gebeurt, met als resultaat betere besluitvorming en een verhoogde productiviteit. Denk hierbij aan het principe Open op Orde.
Hoe zet je een goede informatiehuishouding op?
Een goede informatiehuishouding begint bij het opstellen van een informatiebeleid. Dit beleid omvat bijvoorbeeld de organisatiestructuur, procedures voor het beheer van informatie, de verantwoordelijkheden van het personeel en de technische infrastructuur. Zorg dat het beleid helder is en goed gecommuniceerd wordt naar alle medewerkers. Maak het een vast onderdeel van de bedrijfscultuur en bied trainingen en ondersteuning aan om het beleid te implementeren.
Hoe onderhoud je een goede informatiehuishouding?
Een informatiehuishouding is geen eenmalige actie, het vergt regelmatig onderhoud. Hierbij is het van belang om de informatie nauwkeurig bij te houden, te vernietigen wat niet meer nodig is en nieuwe informatie op de juiste manier te archiveren. Zorg ook dat het beleid regelmatig wordt geëvalueerd en bijgesteld waar nodig. Biedt regelmatig trainingen en communiceer duidelijk over de veranderingen.
Wat zijn de voordelen van een goede informatiehuishouding?
Een goede informatiehuishouding biedt tal van voordelen voor elke organisatie. Het verhoogt de productiviteit en bevordert betere besluitvorming, doordat alle relevante informatie makkelijk toegankelijk is. Het vermindert ook het risico op fouten en fraude, doordat er duidelijke afspraken zijn over het beheer van informatie. Tot slot resulteert het in een kostenbesparing, doordat er minder tijd en middelen nodig zijn voor het zoeken en bewaren van informatie.
